Rechnung schreiben als Hausmeister oder Dienstleister
Eine Rechnung muss die Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Fehlt eine davon, kann der Empfänger die Vorsteuer nicht ziehen und schickt den Beleg zurück — der häufigste Grund für verzögerte Zahlungen. Alles Weitere ist eine Frage von Zeitpunkt und Formulierung.
Redaktion homi.app · Aktualisiert am 01. August 2026 · 8 Min. Lesezeit
Die Pflichtangaben in der Kurzfassung
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung
- Zeitpunkt der Leistung oder Teilleistung
- Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Minderungen
- Anzuwendender Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag
Kleinbetragsrechnungen
Bis 250 Euro brutto genügen weniger Angaben: Name und Anschrift des leistenden Unternehmens, Ausstellungsdatum, Menge und Bezeichnung der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz. Empfängerangaben und Rechnungsnummer sind dort nicht vorgeschrieben.
Wann Sie abrechnen sollten
- 1Direkt am ObjektSolange der Umfang präsent ist. Jede Stunde Abstand kostet Details, die später niemand mehr rekonstruiert.
- 2Bei Leistungen an Privatkunden: binnen sechs MonatenFür steuerpflichtige Werklieferungen und Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück gilt eine Frist von sechs Monaten nach Ausführung.
- 3Zahlungsziel klar benennenEin konkretes Datum ist eindeutiger als „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“.
- 4Bei Ausbleiben: Mahnung mit FristVerzug tritt in der Regel mit dem Zugang der Mahnung ein, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung.
Formulierung der Leistungsbeschreibung
Statt vage — konkret
- Schwach: „Hausmeistertätigkeiten Juli“
- Besser: „Objektbetreuung Musterstraße 1, Juli 2026: 4 Begehungen, Treppenhausreinigung wöchentlich, Zählerablesung 28.07.2026“
- Grund: Der Empfänger muss die Leistung ohne Rückfrage zuordnen können — das ist zugleich die gesetzliche Anforderung an die handelsübliche Bezeichnung.
Wenn Sie an Privathaushalte abrechnen, lohnt sich zusätzlich die Aufteilung des Lohnanteils — dazu mehr unter haushaltsnahe Leistungen nach § 35a EStG.
Rechnung direkt am Objekt
Angebot und Rechnung beim Kunden erstellen, als PDF versenden und den Lohnanteil automatisch ausweisen lassen.
ItsDone ansehenHäufige Fragen
Muss eine Rechnungsnummer fortlaufend sein?
Sie muss einmalig vergeben sein und darf sich nicht wiederholen. Lückenlos aufsteigend ist praktisch, aber nicht zwingend — mehrere Nummernkreise sind zulässig.
Darf ich eine Rechnung per E-Mail schicken?
Ja, wenn der Empfänger damit einverstanden ist. Das Einverständnis kann auch stillschweigend erfolgen, etwa durch widerspruchslose Bezahlung.
Was ist, wenn eine Pflichtangabe fehlt?
Die Rechnung kann berichtigt werden. Der Empfänger kann die Vorsteuer bis dahin nicht geltend machen, was in der Praxis die Zahlung verzögert.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Für Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Details klären Sie mit Ihrer Steuerkanzlei.
Quellen
Dieser Beitrag gibt allgemeine Hinweise und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ob eine Vorschrift in Ihrem Fall gilt, hängt vom Einzelfall ab. Bei Zweifeln wenden Sie sich an eine Steuerberaterin, einen Steuerberater oder die zuständige Kammer.