Hausmeister-Software: Was sie können muss
Eine Hausmeister-Software muss vier Dinge abdecken: Leistungen dokumentieren, Schäden melden, Objektdaten erfassen und abrechnen. Der Unterschied zwischen den Programmen liegt selten im Funktionsumfang, sondern darin, ob sich alles mit einer Hand am Objekt erledigen lässt.
Redaktion homi.app · Aktualisiert am 01. August 2026 · 7 Min. Lesezeit
Die vier Bereiche
- 1Dokumentation der LeistungArbeits- und Leistungsberichte mit Datum, Uhrzeit, Ort und Fotos. Das ist die Grundlage für alles Weitere.
- 2Meldungen an DritteSchadensmeldungen, Mängelanzeigen und Zählerstände, die ohne Rückfragen weiterleitbar sind.
- 3Objekt- und VorgangsdatenJede Aufnahme gehört zu einem Objekt und einem Vorgang, sonst ist sie später nicht auffindbar.
- 4AbrechnungAngebot, Rechnung, Abschlagsrechnung und Mahnung — mit den gesetzlichen Pflichtangaben.
Woran Einführungen scheitern
- Die Erfassung dauert länger als der Zettel — dann wird sie umgangen.
- Sie funktioniert nur im Büro, nicht im Keller ohne Empfang.
- Jeder Mitarbeiter dokumentiert anders, weil nichts vorgegeben ist.
- Die Ausgabe sieht nicht aus wie ein Dokument, das man weitergeben möchte.
- Die Rechnung muss doch wieder in einem zweiten Programm geschrieben werden.
Auswahlkriterien im Vergleich
| Kriterium | Warum es zählt |
|---|---|
| Mobile Erfassung mit Foto | Ohne Foto ist eine Schadensmeldung eine Behauptung |
| Automatische Zeit- und Ortsangabe | Nachträgliches Eintragen kostet Zeit und wirkt beliebig |
| Vorgegebene Berichtsstruktur | Erst dadurch dokumentieren mehrere Personen vergleichbar |
| Rechnung im selben System | Ein Medienbruch weniger, ein Fehlerherd weniger |
| PDF-Ausgabe | Empfänger wollen eine Datei, keinen Zugang zu Ihrem System |
| Datenhaltung in der EU | Bei Fotos aus fremden Wohnungen keine Nebensache |
Was Software nicht leistet
Eine App dokumentiert, was erfasst wurde: Datum, Uhrzeit, Ort, Fotos und den Wortlaut. Welches Gewicht dieser Dokumentation in einem Streitfall zukommt, hängt vom Einzelfall ab. Wer das anders verspricht, verkauft Sicherheit, die niemand zusichern kann.
Wie die Abrechnung im Anschluss aussieht und welche Angaben zwingend auf den Beleg gehören, steht unter Rechnung schreiben.
Alles in einer App
Berichte, Schadensmeldungen, Zählerstände, Protokolle, Angebote und Rechnungen — mobil erfasst, als PDF weitergegeben.
ItsDone ansehenHäufige Fragen
Was kostet eine Hausmeister-Software?
Die Spanne ist groß und hängt an Objektzahl und Team. Achten Sie darauf, ob Rechnungsstellung enthalten ist — sonst kommt ein zweites Programm dazu.
Brauche ich eine Branchenlösung oder genügt ein Rechnungsprogramm?
Wenn Sie überwiegend abrechnen, genügt ein Rechnungsprogramm. Sobald Nachweise, Fotos und Objektbezug dazukommen, endet dessen Nutzen schnell.
Funktioniert das auch ohne Internetverbindung im Keller?
Das ist eine der wichtigsten Fragen an jeden Anbieter — lassen Sie sich das vor der Entscheidung zeigen, nicht nur zusichern.